2021年10月12日

リフォーム業者における見積書の書き方 見本や注意点も紹介

リフォーム業者と顧客側とのやりとりの中で、見積書は非常に重要な意味を持ちます。顧客は見積書により、互いの認識のズレを防止したり信用を確認したりをするものです。
見積書の内容と金額によって、受注できるかどうかの決定は大きく左右されます。この記事では見積書の書き方や、書く際の注意点などをわかりやすく解説します。

リフォーム業者が見積書を発行する理由

リフォーム業者はほとんどの場合に、どこかのタイミングで見積書を発行します。それは、契約につなげるために見積書の発行が欠かせない以下の2つの理由があるからです。
・顧客との認識違いを防止するため
・顧客からの信頼向上のため

これらについて詳しく見ていきましょう。

顧客との認識違いを防止するため

リフォーム業者が見積書を必ず作成する理由のひとつとして、顧客側との認識の違いを防ぐために役立つということです。
口頭で見積内容を伝えただけの場合、よくある「言った、言わない」のトラブルや、聞き漏らしによる行き違いにつながるおそれもあります。見積書を双方が確認することで、認識の違いを避けられます。

顧客からの信頼向上のため

リフォーム業者が見積書を作成するもうひとつの理由は、顧客からの信頼を向上させるためです。具体的には金額と内訳をすべて明かすことで、どんな材料を用いて、それぞれの価格はいくらなのか、手間賃としていくら見ているのかがわかります。
顧客が他の業者からも相見積もりをとっていれば、その金額が妥当なものかそうでないかはわかるはずなので、信頼を持ってもらうためには欠かせません。

リフォーム業者における見積書の構成

リフォーム業者が発行する見積書の構成は、「表紙」「条件」「内訳」の3つのパートからなっているのが一般的です。ここではそれぞれのパートの意味合い、役割を解説しておきましょう。

「表紙」の書き方

リフォーム工事に関する見積書の表紙には、一般的に概要が記載されます。項目は主に以下のとおりです。
・タイトル
・宛名
・差出人に関する情報
・管理番号
・発行日
・見積もりの合計金額
・工事概要
具体的にひとつずつ見ていきましょう。

タイトル

タイトルの役割は何についての書類かが、誰が見てもひと目でわかるようにしておくことです。一般的に「見積書」「お見積もり」「お見積書」「御見積書」などと記載します。

宛名

宛名は一般的に施主と呼ばれる、そのリフォームの依頼主の名前を記載します。個人の場合と法人の場合があるでしょう。法人で株式会社などの場合は、省略しないで正式な社名を記載するのが基本です。

差出人に関する情報

差出人は、そのリフォーム工事を担当する事業者の担当者名、もしくは責任者の名前を、所属部署名から記載します。

管理番号

管理番号はシリアルナンバー(通し番号)です。見積書に番号をつけることで、管理しやすく、また何かを調べるときにすぐにその見積書にアクセスできます。

発行日

発行日は見積書の作成された日を記載します。いつ作成・発行したかがわかることで、その見積内容の有効期限が担保されます。

見積もりの合計金額

見積もりの合計金額は税抜・税込の違いも記載して、行き違いのないようにしなくてはなりません。また、改ざん防止のため、金額の末尾に「-」をつけておきます。

工事概要

工事概要はそのリフォーム工事の件名や工事の種別、工事が行われる場所、工事に要する期間、工事代金の決済方法などです。

見積書の例、見積書の書き方

「条件」の書き方

条件は、その見積もりにおける条件面について記載します。リフォーム工事の条件を明確にしておくことで、業者側と顧客側との認識のズレを防げます。
行き違いから生まれるトラブルを避けるためにも、条件は「抜け」「漏れ」なく記載しましょう。主な項目は以下のとおりです。
・支払い条件
・工事場所
・工事内容
・工期

それぞれを詳しく見ていきましょう。

支払い条件

工事代金を支払う方法に関する条件を記載します。例えば、「契約時30%、工事終了時70%」などです。別途で資料を作って「協議の上」などと記載する場合もあります。

工事場所

実際にリフォーム工事を行う場所の情報です。具体的な住所を記載します。

工事内容

どのような内容の工事をするのか、そのリフォーム案件の概要を記載します。例えば「洗面所リフォーム」「キッチンリフォーム」などです。

工期

実際にリフォーム工事を行う具体的な期間を記載します。例えば「約1か月間」「約3か月間」などです。

有効期限

見積書が提示している金額で契約が可能な期間を記載します。
有効期限の書き方は2種類あります。「提出後(発行後)Xヵ月以内」とする方法か、「20XX年X月XX日まで」などのように具体的な日付の期限を設ける方法です。

有効期限を設定することで、顧客側の最終判断を促すことができます。期間設定は短すぎても、長すぎてもいけません。適切な意思決定のプロセスを踏む期間を考慮することが大事です。
また、時間があまりに経過すると使用する材料の原価や関連するサービスの価格が変動することがあり、見積書の額では赤字になるおそれを避けるのも期限を切る理由のひとつです。

見積書における工期など有効期限

「内訳」の書き方

内訳は、見積書の合計金額の詳細な内訳を記載します。内訳に含まれるのは主に以下のような項目です。
・項目
・仕様
・数量
・単価
・金額
・備考

それぞれ詳しく見ていきましょう。

項目

工事を細かく分けた種類別や必要な材料、機器、諸経費、値引き額などの項目名を記載します。

仕様

仕様は項目に書かれた内容を補足するために使います。工事の種類や部品の型番・品名・色などの補足です。

数量・単位

それぞれの項目の数量を記載します。ただし、数が数えられないサービスのようなものは「一式」と記載するのが一般的です。

単価

それぞれの項目の単価を記載します。単価が表現しにくい項目であれば空欄でもOKです。

金額

それぞれの項目の数量と単価をかけた金額を記載します。

備考

その他の補足事項や注意事項を記載します。

見積書における備考欄について

見積書を書くときのポイント

見積書を書く際には、主に以下のようなポイントを押さえて書くことが大切です。
・条件を明確化する
・階層分けをする
・正確な内容を示す
・できるだけ早く提出する
・複数のパターンを作成する
・提出済みの見積書を保管しておく

個別に詳しく触れていきましょう。

条件を明確化する

さまざまな条件を明確にしておかないと、行き違いが生じて後からトラブルになりかねません。実際に、意思疎通の不十分からいろいろな場面でトラブルに発展することが往往にしてあります。
特に重要なのは、決済に関する前出の「支払い条件」です。業者が請求した金額を顧客側が支払う際の条件を指します。契約自由の原則のもとでは、契約する当事者同士の合意に基づいて決めるのが大原則です。
しかし、見積書において記載される支払い条件は、仕事を受ける業者側が望む支払い方法という性質を持っています。支払い条件は、事業者としてそれが入るタイミングによって資金繰りに影響を与える大変重要な要素です。

ビジネスであるからには、ボランティアと違って明確な支払い条件を提示するよう心がけましょう。期限を曖昧にしていると支払いがどんどん遅れるおそれがあるので、期限の設定も重要です。
また、受注の内容によって仕事が長期にわたる場合には、リフォーム代金とは別に経費を先に精算する方法も考えられます。

さらに、金額が非常に大きくなる場合などは、複数回に分割する方法もあります。たとえば、着手金として最初の段階で一部の支払いを受け、途中の確認時に2回目、完了時に残金というふうに取り決めるのもよいでしょう。

階層分けをする

階層分けとは、内訳をわかりやすくカテゴリーで分類して記載することです。リフォームなどの建築関係の内訳は非常に多岐に渡ります。とりわけ大規模なリフォームの場合は、内訳をすべて書き出すと大変見にくくなってしまいます。

そのような場合は、適切にカテゴリー分けを行いましょう。どこに何を使用していくらかかるのかが整理され、顧客が理解しやすくなるでしょう。見る側の立場になって見やすい内訳を作成するように心がけることが大事です。

正確な内容を示す

見積書の内容に記載ミスや計算ミスがあると、信頼がいっぺんに下がってしまいます。内容次第ではうっかりミスで済まず、信用問題に発展するおそれがあります。
見積書に限らず、基本的にビジネス文書は正確であることが前提です。まして見積書は発注金額に関わるものなので、正確性がもっとも重要な文書といえるでしょう。

できるだけ早く提出する

提出期限が設定されている場合は、必ず守るのが基本です。その上で、できれば早めに提出する方が印象も良くなります。提出が遅い場合には、悪くすると競合他社に決まってしまったり、発注そのものが見合わせになったりして受注機会を逃しかねません。
ほとんどの顧客は費用が気になり、金額や内訳をなるべく早く確認したいと考えています。先方のために、早めに提出することを心がけましょう。

複数のパターンを作成する

できるだけA・B2案やA〜C3案などの複数のパターンを作成しましょう。そうすれば、顧客側に「発注するの?しないの?」と詰めるニュアンスではなく、「どのパターンがお客様の希望に添っているでしょう?」という問いかけのニュアンスになります。

一般的に複数の選択肢を与えることで、契約率は高まると言われています。顧客のニーズに合わせて柔軟に対応できるという面をアピールする効果もあるでしょう。
3パターンであれば、「コスパ」「標準」「フルオプション」で作成するのが一般的です。4パターン以上になると悩ませすぎてしまうおそれがあるので、2〜3パターンが賢明な選択肢です。

提出済みの見積書を保管しておく

契約に至った見積書は取引の証拠と書類として、法律上で一定期間(法人は7年、個人事業主は5年)の保管が義務付けられています。
また、契約に至らなかった見積書は保管する必要はありませんが、上書きすると以前の内容がわからなくなります。そうなると情報が不正確になったり、顧客から前のほうがよかったと言われて再提出を求められたとき、対応に困ったりすることがあります。
過去のやり取りのプロセスを記録する意味で、上書きせずに保管しておく方が賢明です。

リフォーム業者の見積もり作成に関するよくある質問

リフォーム業者の見積り作成に関して、よく寄せられる以下の3つの質問への回答を紹介します。
・見積書と契約書の違いは?
・見積書の発行は必須なの?
・見積書の作成に時間がかかる場合はどうしたらいい?

それぞれの質問への回答を見ていきましょう。

見積書と契約書の違いは?

見積書と契約書は混同されることもありますが、意味合いが異なります。ふたつの違いについて解説しましょう。
契約書とは、二者間で何らかの契約を結ぶ際に交わす文書のことです。それに対し、見積書とはどういう契約内容になるのかを、あらかじめ確認するために提示する文書のことです。
詳しくいえば、契約書は二者間で、売買や賃貸、雇用や委託などの契約を締結する場合に、詳細な契約の内容を記した文書です。

この契約書に当事者の両者が署名捺印して、契約が取り交わされます。法律的には必ずしも契約書を作る必要はありません。契約内容を確認し、後からの認識違いのトラブルを避けるために作成されるのです。

一方、見積書は契約する予定の、詳細な内容を試算したものです。総額だけでなく項目ごとに分けて予算を提示します。それによって、その内容や各項目の価格が妥当かどうかを判断して、そこと取引するのか他社を検討するのかを決める材料となります。

見積書の発行は必須なの?

見積書は多くの場合、契約を結ぶ前や大型購入の前に作成されるという性質があります。しかし発行を義務付ける法的な縛りはなく、商慣習から作成される書類です。
しかし法的な義務はないとしても、提出した内容を後から撤回するなどの行為が正当化されることにはなりません。

契約後、都合で価格が変更された場合は、最終的な合意に至った時点の見積書に記載された金額が対抗手段です。
契約に至るまでのプロセスはそれぞれの案件によって異なるため、見積書を残しておくことによってトラブルを防ぐ効果が期待できます。

見積書の作成に時間がかかる場合はどうしたらいい?

見積書の作成に時間がかかってしまう場合には、ツールを使用して効率よく作成する方法があります。見積書の作成に役立つ、さまざまな見積書作成ツールが選択できます。
取引する顧客が増えれば増えるほど、見積書の作成は複雑になります。しかし、作成ツールを用いれば、一旦登録した見積りの内容は自動保存され、ゼロから作成する必要がありません。
顧客管理なども自動でできるため、業務を効率化できます。それによって節約できた時間で別の作業に取り組むこともできるでしょう。

まとめ

リフォーム業者にとって、見積書の作成は欠かせません。顧客側との認識のズレを避け、自社の信頼を向上させます。ここで紹介したポイントを押さえて、わかりやすい見積書にしましょう。
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